Secrétariat 5357
Programme d'études s'adressant aux personnes qui souhaitent exercer la profession de secrétaire
Objectifs du programme
Le programme d’études permet d’acquérir les compétences nécessaires pour accomplir avec professionnalisme les tâches qui sont confiées aux secrétaires, aux réceptionnistes ou encore aux agents ou agentes de soutien administratif et pour seconder efficacement les gestionnaires comme le personnel professionnel.
Les responsabilités du personnel de secrétariat varient selon le type et la taille de l’organisation qui les emploie (ministères, commissions scolaires, institutions financières, entreprises, etc.). Ces tâches sont généralement variées.
Le personnel de secrétariat utilise à bon escient les logiciels bureautiques pour saisir du texte à l’ordinateur, produire des documents et les mettre en forme, créer des modèles de documents, saisir et traiter des données, concevoir des tableaux, des graphiques ainsi que des présentations. Il assure un soutien technique auprès de ses collègues en ce qui concerne l’utilisation et l’entretien de l’équipement technologique, et peut se voir confier les tâches de mettre à jour le site Web de l’organisation et de diffuser de l’information sur les médias sociaux.
De plus, les secrétaires rédigent différents types de textes et révisent des documents produits par d’autres pour en assurer la qualité sur le plan linguistique. La traduction de textes peut parfois s’ajouter à leurs tâches.
En plus de faire preuve de polyvalence, les personnes qui choisissent la profession de secrétaire doivent se démarquer par leur entregent et leur sens de l’organisation, car leurs responsabilités incluent l’accueil de la clientèle, la fixation et la confirmation des rendez-vous, le suivi de la correspondance ainsi que l’organisation d’évènements à caractère professionnel.
Les secrétaires se voient également confier un certain nombre de tâches de nature administrative, parmi lesquelles la gestion des ressources matérielles, des dossiers et des registres, traditionnels comme informatisés, la tenue de livres et autres opérations comptables, entre autres.
Contenu du programme
460-501 Compétence 1 Métier et formation (15 h)
Le choix d’une profession est déterminant pour l’avenir d’une personne. Pour cette raison, il est important de s’assurer que la nature et les exigences du métier correspondent à ses gouts et à ses aptitudes. Dans ce cours, l’étudiant sera amené à poursuivre sa réflexion quant à son orientation professionnelle, notamment en s’informant sur le marché du travail, sur les exigences de la profession de secrétaire, sur les règles d’éthique qui l’encadrent, etc.
460-515 Compétence 2 Révision de textes en français (75 h)
Tous les documents créés en contexte professionnel doivent être impeccables en ce qui a trait à la qualité de la langue. Ce cours présente les notions essentielles au repérage et à la correction des erreurs de grammaire et d’orthographe. L’étudiant y apprendra comment procéder à la révision d’un texte, puis mettra en pratique les habiletés acquises. Bref, ce cours, à la fois théorique et pratique, vise l’acquisition des compétences permettant d’assurer la qualité d’un texte, sur le plan linguistique.
460-526 Compétence 3 Traitement des textes (90 h)
Le traitement de texte est le processus qui consiste à saisir du texte, à le modifier et à lui appliquer des mises en forme, et ce, à l’aide d’un logiciel. Il peut s’agir d’une lettre, d’un contrat ou de tout autre type de document. Dans ce cours, l’étudiant apprendra à manipuler du texte, à créer des tableaux, à fusionner des textes avec des listes de données et à effectuer la mise en page des textes avec Word 2019.
460-534 Compétence 4 Qualité du français écrit (60 h)
La tâche délicate de réviser différents documents est souvent confiée au personnel de secrétariat, c’est pourquoi les personnes qui souhaitent exercer ce métier doivent posséder une excellente maitrise du français écrit. Dans ce cours, l’apprenant aura l’occasion de parfaire ses habiletés en révision de textes. Le repérage et la correction des erreurs de syntaxe, de ponctuation et de vocabulaire, et l’élimination des répétitions et des pléonasmes y sont abordés.
460-544 Compétence 5 Service à la clientèle (60 h)
En affaires, il est essentiel de faire une bonne première impression. Au quotidien, ce sont les secrétaires qui accueillent les clients et répondent à leurs demandes, c’est pourquoi les tâches relatives au service à la clientèle doivent être accomplies avec professionnalisme et efficacité. Dans ce cours, l’étudiant apprendra à accueillir les clients, à traiter les appels téléphoniques, à rédiger des courriels, à faire le suivi des rendez-vous, et bien plus encore.
460-554 Compétence 6 Gestion documentaire (60 h)
Les entreprises tout comme les organismes publics produisent et reçoivent chaque jour un grand nombre de documents. Le traitement et le classement de ces documents exigent des connaissances en gestion documentaire, que ce cours permettra aux étudiants d’acquérir. Ils apprendront, notamment, à classer les documents, à créer des dossiers, à établir les autorisations d’accès aux documents et à déterminer les dossiers à transférer ou à détruire.
460-562 Compétence 7 Production de feuilles de calcul (30 h)
Dès qu’il est question de chiffres, Excel est un allié incontournable des secrétaires. Ce logiciel permet, par exemple, de créer des rapports des ventes ou de compiler des statistiques. Dans ce cours, l’étudiant apprendra à utiliser les fonctionnalités de base d’Excel 2019. Il s’exercera à créer des classeurs et à y insérer des données et des formules, et verra également comment modifier la mise en page des classeurs pour une impression optimale.
460-572 Compétence 8 Conception de présentations (30 h)
Que ce soit pour former des employés ou faire de la publicité, les présentations multimédias sont au cœur des communications en entreprise. À la fois théorique et pratique, ce cours fournit à l’’apprenant les outils pour créer des présentations PowerPoint efficaces et attrayantes. L’étudiant apprendra, entre autres, à insérer du texte, des images, et des vidéos dans ses présentations, et à les rendre plus dynamiques à l’aide d’hyperliens, de transitions et d’animations.
460-584 Compétence 9 Rédaction de textes en français (60 h)
Les secrétaires rédigent quotidiennement des lettres, des courriels et d’autres types de documents, c’est pourquoi posséder de solides compétences en rédaction constitue un atout pour les personnes qui souhaitent exercer cette profession. Dans ce cours, l’étudiant apprendra à planifier le contenu d’un texte, à structurer le message et à rédiger un texte clair et cohérent dans un style et un ton appropriés au contexte professionnel.
460-596 Compétence 10 Opérations comptables (90 h)
Les opérations comptables du quotidien sont essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise. Dans ce cours, l’étudiant apprendra à effectuer le suivi des comptes clients, comme la préparation des factures, et des comptes fournisseurs. Il acquerra également les compétences nécessaires à la préparation des documents pour la paie. Enfin, il s’exercera à établir de façon juste les priorités afin d’accomplir toutes ces tâches efficacement.
460-605 Compétence 11 Production de lettres (75 h)
Le personnel de secrétariat se voit fréquemment confier la responsabilité de rédiger et de disposer des lettres administratives. Ce cours vise l’acquisition des compétences nécessaires à la création de telles lettres. Plus précisément, l’étudiant apprendra à rédiger le contenu de différents types de lettres comme des invitations, des mises en demeure ou encore des accusés de réception. La disposition et la mise en forme de tous les éléments d’une lettre seront également abordées.
460-613 Compétence 12 Création de bases de données (45 h)
Un gestionnaire de bases de données est un système informatisé qui permet de traiter un volume important de données. Dans ce cours, l’étudiant apprendra à utiliser Access 2019, le logiciel de base de données de la suite bureautique Microsoft Office. Il s’exercera, entre autres, à manipuler et à organiser des données dans des tables, et à créer des formulaires et des états à partir des informations contenues dans une base de données.
460-623 Compétence 13 Gestion de l’encaisse (45 h)
La gestion de l’encaisse est souvent confiée au personnel de secrétariat. Dans ce cours, l’étudiant apprendra à accomplir différentes tâches comptables indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Il s’exercera à effectuer des dépôts et à faire le rapprochement bancaire, que ce soit de façon manuelle ou à l’aide d’un logiciel de comptabilité. Il apprendra également tout ce qu’il faut savoir concernant la gestion d’une petite caisse.
460-635 Compétence 14 Traduction (75 h)
Au Québec, les entreprises doivent souvent produire un même texte en français et en anglais. Des connaissances en traduction constituent donc un atout pour le personnel administratif. Dans ce cours, l’apprenant se familiarisera avec les outils de référence nécessaires à la traduction, il apprendra à bien interpréter le texte source, puis à effectuer la traduction de documents professionnels (lettres, courriels, communiqués, etc.).
460-644 Compétence 15 Conception de tableaux et de graphiques (60 h)
À la fois théorique et pratique, ce cours permettra à l’apprenant de parfaire sa connaissance d’Excel 2019. Dans les faits, l’étudiant approfondira ses connaissances en traitement des données, notamment en liant entre elles des feuilles de calcul. Il apprendra également à créer des graphiques et des organigrammes afin d’illustrer des données, et à travailler plus efficacement en utilisant des modèles et des macros.
460-656 Compétence 16 Conception visuelle de documents (90 h)
Tous les documents administratifs ne sont pas disposés de la même façon. Certains nécessitent une mise en page et des choix de conception graphique plus complexes. Ce cours guide l’apprenant dans la conception, la production et la diffusion de documents variés comme des cartes professionnelles, des documents publicitaires, des formulaires, etc. Pour ce faire, l’étudiant se familiarisera avec des fonctionnalités de Word 2019 et de Publisher 2019.
460-666 Compétence 17 Rédaction de textes en anglais (90 h)
Les secrétaires doivent parfois rédiger des documents en anglais. Ces documents doivent être impeccables tant dans leur contenu que dans leur forme. Dans ce cours, l’étudiant apprendra à planifier le contenu d’un texte et à structurer le message. Puis, il rédigera, en anglais, un texte à caractère professionnel clair, cohérent et exempt d’erreurs linguistiques. Il devra aussi s’assurer d’en effectuer la mise en page en respectant les normes en vigueur pour les écrits en langue anglaise.
460-672 Compétence 18 Médias numériques (30 h)
De nos jours, le personnel de secrétariat est amené à créer du contenu Web ou à le mettre à jour sur différentes plateformes. Un beau défi! Ce cours vise l’acquisition des compétences nécessaires pour planifier, rédiger et mettre en forme du contenu pour le Web (article de blogue, page Web, etc.). L’étudiant apprendra également comment mettre son travail en ligne sur un site Wordpress, comment gérer ses publications et comment tester l’utilisation du média.
460-683 Compétence 19 Interaction en anglais (45 h)
Pour interagir avec des collègues ou des clients, la maitrise de l’anglais parlé s’impose. Dans ce manuel, après une révision de notions linguistiques de base en anglais, l’étudiant apprendra à accueillir des visiteurs à la réception avec confiance et professionnalisme, puis à faire et à recevoir des appels en utilisant un protocole téléphonique. La gestion de la boite vocale, des rendez-vous et réservations est aussi abordée.
460-695 Compétence 20 Suivi de la correspondance (75 h)
Faire un suivi rapide et efficace de la correspondance papier ou électronique est primordial pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Ce cours vise l’acquisition des compétences nécessaires pour accomplir cette tâche. L’étudiant y apprendra à traiter le courrier imprimé, à gérer des courriels au moyen du logiciel Outlook 2019, à rédiger des lettres de réponse et à effectuer des envois de masse. Enfin, il développera des méthodes pour automatiser ses tâches et gagner du temps.
460-704 Compétence 21 Réunions et événements (60 h)
L’organisation d’un évènement est une tâche emballante, mais délicate. Dans ce cours, l’apprenant s’exercera à déterminer les besoins en ressources humaines et matérielles et à produire un échéancier réaliste en fonction des directives reçues. Il apprendra également à effectuer des réservations, à préparer des invitations, des communiqués et tout autre type de document d’accompagnement, puis à acheminer et diffuser ces documents. Enfin, il se familiarisera avec la production d’un bilan de l’évènement.
460-714 Compétence 22 Production de rapports (60 h)
Les rapports fournissent des renseignements précieux pour la prise de décision. Dans ce cours, l’étudiant apprendra à transcrire du texte, puis à mettre en page des rapports dans Word 2019. Il s’exercera également à appliquer des styles, à insérer des sections et une table des matières, à gérer la pagination, et bien plus. Enfin, il travaillera avec les fonctions de protection d’un document, de commentaires et de suivi des modifications, puis il diffusera le rapport.
460-722 Compétence 23 Soutien technique (30 h)
Travailler en entreprise requiert la maitrise d’un grand nombre d’appareils et de logiciels. Ce cours vise l’acquisition des compétences nécessaires pour installer et entretenir une multitude d’appareils (ordinateur, imprimante, etc.), et pour assister le personnel dans l’utilisation de logiciels. L’étudiant y apprendra, entre autres, à résoudre les problèmes courants en utilisant une approche client appropriée, à créer des documents techniques et à les diffuser.
460-733 Compétence 24 Coordination de tâches multiples (45 h)
Savoir coordonner ses tâches est une compétence essentielle pour les secrétaires, qui doivent gérer de nombreux projets à la fois. Dans ce cours, l’étudiant créera un plan et un calendrier réaliste en fonction de la tâche à accomplir, organisera son espace de travail et affinera ses méthodes de travail afin d’être plus efficace. Il apprendra également à utiliser les fonctions de révision et de comparaison de documents pour produire un travail de qualité.
460-746 Compétence 25 Intégration au milieu de travail (90 h)
Dans ce cours, l’étudiant se préparera à effectuer un stage d’intégration en milieu de travail en repérant des entreprises à même de répondre à ses attentes, en rédigeant un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation, puis en entamant des démarches pour obtenir une place de stagiaire. Il rédigera, au cours de son stage, un journal de bord dans lequel il consignera ses observations, puis il produira un bilan de son expérience.
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